Amazon Rechnungen erstellen 2026: Pflichten & Tools

Amazon erstellt keine Rechnungen fuer dich

Das ist der Punkt, den viele Starter nicht auf dem Schirm haben: Amazon ist kein Rechnungsaussteller fuer deine Verkaeufe. Wenn du ein Produkt ueber Amazon verkaufst, bist du der Verkaeufer -- nicht Amazon. Und als Verkaeufer bist du gesetzlich verpflichtet, dem Kaeufer eine ordnungsgemaesse Rechnung auszustellen.

Amazon stellt zwar Rechnungen fuer seine eigenen Leistungen an dich aus -- also fuer FBA-Gebuehren, Verkaufsprovisionen und Werbekosten. Aber die Rechnung an deinen Kunden? Die ist deine Aufgabe.

Das gilt fuer jede einzelne Bestellung. Ob du ein Produkt fuer 9,99 Euro oder fuer 499 Euro verkaufst -- der Kaeufer hat Anspruch auf eine Rechnung, und du musst sie liefern.

Wer das ignoriert, riskiert nicht nur Aerger mit dem Finanzamt, sondern auch negative Bewertungen und im schlimmsten Fall eine Kontosperrung durch Amazon. Denn Amazon wertet die Rechnungsquote deines Kontos aus und kann bei dauerhaft fehlenden Rechnungen Massnahmen ergreifen.

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Was muss auf der Rechnung stehen?

Eine ordnungsgemaesse Rechnung nach deutschem Umsatzsteuergesetz muss folgende Pflichtangaben enthalten:

Pflichtangaben fuer Rechnungen ueber 250 Euro (Brutto)

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro Brutto)

Fuer Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen. Du brauchst mindestens:

• Name und Anschrift des Verkaeufers
• Rechnungsdatum
• Menge und Bezeichnung der Ware
• Bruttobetrag inklusive Steuersatz

Adresse des Kaeufers, Rechnungsnummer und separater Steuerausweis sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht zwingend erforderlich -- aber empfehlenswert, um spaetere Probleme zu vermeiden.

Sonderfall Kleinunternehmer

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach Paragraph 19 UStG nutzt, darfst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen musst du einen Hinweis anbringen wie: "Gemaess Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Der Bruttobetrag entspricht dann dem Nettobetrag.

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Amazons Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS)

Amazon bietet mit dem Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VAT Calculation Service, kurz VCS) eine Loesung an, die dir einen Grossteil der Rechnungsarbeit abnimmt.

Wie VCS funktioniert

Wenn du VCS aktivierst, berechnet Amazon automatisch die korrekte Umsatzsteuer fuer jede Bestellung und erstellt Rechnungen im PDF-Format. Diese Rechnungen werden dem Kaeufer direkt in seinem Amazon-Konto bereitgestellt. Du musst dafuer deine Steuerdaten in Seller Central hinterlegen -- insbesondere deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die geltenden Steuersaetze.

Vorteile von VCS

• Rechnungen werden automatisch erstellt und dem Kaeufer zugestellt
• Korrekte Steuerberechnung auch bei unterschiedlichen Steuersaetzen (7% vs. 19%)
• Rechnungsquote steigt -- Amazon bevorzugt Seller mit hoher Rechnungsquote
• Kein manueller Aufwand pro Bestellung
• Rechnungsdaten koennen exportiert und in die Buchhaltung uebernommen werden

Einschraenkungen

VCS ist kein vollstaendiges Buchhaltungstool. Es erstellt Rechnungen fuer Amazon-Bestellungen, aber du brauchst trotzdem eine Buchhaltungsloesung fuer Einkaufsrechnungen, FBA-Gebuehren und sonstige Betriebsausgaben. Ausserdem funktioniert VCS nur bei korrekt hinterlegten Steuerdaten -- Fehler in den Einstellungen fuehren zu falschen Rechnungen, fuer die du haftest.

Fuer Kleinunternehmer ist VCS nur eingeschraenkt nutzbar, weil der Service auf Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis ausgelegt ist.

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Tools fuer die Rechnungserstellung

Neben VCS gibt es spezialisierte Tools, die Amazon-Seller fuer ihre Rechnungserstellung nutzen. Hier eine neutrale Uebersicht der gaengigsten Loesungen:

Easybill

Cloud-basierte Buchhaltungssoftware mit direkter Amazon-Anbindung. Rechnungen werden automatisch aus Amazon-Bestellungen generiert. Unterstuetzt Kleinunternehmer- und Regelbesteuerung. Preise ab circa 15 Euro pro Monat.

sevDesk

Buchhaltungssoftware mit Amazon-Integration ueber Schnittstellen. Bietet neben der Rechnungserstellung auch EUER, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Belegerfassung. Preise ab circa 9 Euro pro Monat.

Billbee

Speziell fuer E-Commerce entwickelt. Verbindet sich mit Amazon, eBay, Shopify und weiteren Marktplaetzen. Erstellt Rechnungen automatisch, verwaltet Bestellungen und synchronisiert Bestaende. Preise ab circa 9 Euro pro Monat, plus Transaktionskosten.

JTL

Umfangreiche Warenwirtschaft fuer groessere Seller. Deckt Lagerverwaltung, Bestellabwicklung und Rechnungserstellung ab. Die Basisversion (JTL-Wawi) ist kostenlos, Erweiterungen und Hosting kosten zusaetzlich.

Die Wahl des Tools haengt von deinem Volumen ab. Bei wenigen Bestellungen pro Woche reicht VCS in Kombination mit einer einfachen Buchhaltungssoftware. Ab 100 Bestellungen pro Monat lohnt sich ein automatisiertes System, das Rechnungen ohne manuellen Eingriff erstellt.

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Rechnungen bei Pan-EU Verkaeufen

Wenn du ueber Amazons europaeische Marktplaetze verkaufst -- also Amazon.fr, Amazon.it, Amazon.es oder Amazon.nl --, wird die Rechnungsstellung komplexer. Denn du musst auf jeder Rechnung den Umsatzsteuersatz des Landes ausweisen, in dem die Ware geliefert wird.

Unterschiedliche Steuersaetze in der EU

OSS oder lokale Registrierung

Fuer die steuerliche Abwicklung hast du zwei Optionen: Entweder du registrierst dich in jedem Land einzeln fuer die Umsatzsteuer (aufwendig, aber bei hohem Volumen in einem Land sinnvoll) oder du nutzt das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS), ueber das du alle EU-Umsatzsteuern zentral beim Bundeszentralamt fuer Steuern melden und abfuehren kannst.

In beiden Faellen muessen deine Rechnungen den korrekten Steuersatz des Empfaengerlandes ausweisen. VCS unterstuetzt das automatisch, sofern du deine Steuerregistrierungen korrekt hinterlegt hast.

Wenn du in mehreren EU-Laendern aktiv bist, wird ein Amazon Repricer besonders wichtig -- denn du musst deine Preise pro Marktplatz anpassen, um die unterschiedlichen Steuerbelastungen und Wettbewerbssituationen abzubilden.

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Aufbewahrungspflichten

Rechnungen muessen nach deutschem Handels- und Steuerrecht zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt sowohl fuer ausgehende Rechnungen (an deine Kaeufer) als auch fuer eingehende Rechnungen (Wareneinkauf, Amazon-Gebuehren, Tools). Die Aufbewahrung muss elektronisch oder in Papierform erfolgen und jederzeit lesbar sein.

Tipp: Exportiere deine Rechnungsdaten regelmaessig aus Seller Central und deiner Buchhaltungssoftware. Verlasse dich nicht darauf, dass Amazon Daten unbegrenzt vorhaelt -- aeltere Berichte werden nach einer gewissen Zeit geloescht.

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Haeufig gestellte Fragen

Muss ich fuer jede Amazon-Bestellung eine Rechnung erstellen?

Ja. Als gewerblicher Verkaeufer bist du verpflichtet, fuer jede Bestellung eine Rechnung auszustellen. Wenn du VCS nutzt, uebernimmt Amazon das fuer den Grossteil deiner Bestellungen automatisch.

Was passiert, wenn ich keine Rechnungen ausstelle?

Du riskierst steuerliche Nachforderungen, Bussgelder wegen fehlender Rechnungen und im schlimmsten Fall eine Kontosperrung durch Amazon. Amazon misst die Rechnungsquote deines Kontos und erwartet, dass fuer mindestens 95% der Bestellungen Rechnungen vorliegen.

Kann ich Rechnungen nachtraeglich erstellen?

Ja, Rechnungen koennen nachtraeglich erstellt werden. Das aendert aber nichts an der Pflicht, sie zeitnah nach dem Verkauf auszustellen. Bei einer Betriebspruefung koennen nachtraeglich erstellte Rechnungen Fragen aufwerfen.

Brauche ich einen Steuerberater fuer die Rechnungsstellung?

Fuer die Rechnungsstellung selbst nicht -- das uebernehmen VCS oder Buchhaltungstools. Fuer die steuerliche Einrichtung (Steuersaetze, OSS-Registrierung, Voranmeldungen) empfehlen wir dringend einen Steuerberater mit E-Commerce-Erfahrung.

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Fazit: Rechnungen automatisieren und absichern

Die Rechnungserstellung gehoert zu den weniger glamouroesen Pflichten eines Amazon-Sellers -- aber sie ist nicht verhandelbar. Die gute Nachricht: Mit VCS und modernen Buchhaltungstools laesst sich der Aufwand auf ein Minimum reduzieren.

Richte VCS in Seller Central ein, waehle eine Buchhaltungssoftware, die zu deinem Volumen passt, und sorge dafuer, dass deine Steuerdaten korrekt hinterlegt sind. Das dauert einen Nachmittag -- und spart dir danach hunderte Stunden manueller Arbeit.

Wenn du gerade erst startest, hilft dir unser Guide zum Verkaeuferkonto erstellen bei den ersten Schritten. Und fuer alle steuerlichen und rechtlichen Grundlagen empfehlen wir den Ueberblick zu den rechtlichen Pflichten fuer Amazon-Seller.

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